„In Fürstenfeldbruck brechen neue Zeiten an: das zeitintensive Suchen in Papierakten ist hier bald passé, da die Verwaltungsabläufe auf eine elektronische Aktenführung umgestellt werden. Getreu dem Motto‚ Finden statt Suchen‘ werden die Prozesse der Stadtverwaltung optimiert und zeigen Mitarbeitern und Bürgern schon heute wie die elektronische Aktenführung von morgen aussieht.“

Thomas StanglProjektleiter, TechTalk E-Akte

Dokumenten Management System Fürstenfeldbruck


ÜBERBLICK

Effizienzsteigerung und Kostenersparnis in den Verwaltungsabläufen stehen im Fokus der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Fürstenfeldbruck. Als technologische Basis wird Acta Nova von rubicon verwendet, das dank seiner integrierten Akten- und Vorgangsbearbeitung eine optimierte Abbildung der Stadtverwaltungs-Prozesse ermöglicht.



AUFGABENSTELLUNG

Die Stadtverwaltung Fürstenfeldbruck ist eine moderne bayerische Behörde, die sich den Herausforderungen der Zeit stellt. Zur Optimierung der Verwaltungsstrukturen und -abläufe plant die Stadt die Einführung einer elektronischen Akte und IT-gestützten Vorgangssteuerung – mit dem übergeordneten Ziel die Mitarbeiter- sowie Bürgerzufriedenheit in Fürstenfeldbruck zu erhöhen. Das DMS soll in der gesamten Stadtverwaltung flächendeckend bis Ende 2017 zum Einsatz kommen und alle ca. 150 Mitarbeiter einbeziehen.


LÖSUNG

Der Einsatz des Standardprodukts Acta Nova bietet eine leistungsfähige und bewährte Basis für die Abbildung eines DMS in der Stadtverwaltung Fürstenfeldbruck, das sich zusätzlich durch niedrige Investitions-, Wartungs- und Betriebskosten auszeichnet. Eingänge werden elektronisch per Scan bzw. Exchange-Integration in die Vorgangsbearbeitung eingebunden. Durch Dokumentenvorlagen wird das Erstellen, Unterzeichnen und Versenden von Ausgangsschreiben standardisiert und vereinfacht. Damit werden alle Bereiche der Verwaltungsabläufe vom Eingang über den Ausgang bis hin zur Archivierung mit Acta Nova bestmöglich unterstützt.


HIGHLIGHTS


  • Automatisierte Eingangserfassung mit IRIS Powerscan und Exchange-Server Integration

  • Elektronische Signatur der ScanEingänge mittels Intarsys Sign Live! CC

  • Active Directory Synchronisation der Benutzer

  • Aktenkoffer-Funktionalität, um DMSInhalte offline zur Bearbeitung zur Verfügung stellen zu können

  • Web Service Schnittstellen für die standardisierte Integration von Fachverfahren

  • XDOMEA-Export und Import für behördenübergreifende Kommunikation


TECHNOLOGIEÜBERSICHT


Microsoft .NET Framework 4.5

Windows Server 2012

Microsoft SQL Server 2014

Acta Nova

Canon IRIS Powerscan 10

Intarsys Sign Live! CC