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Funktionen im Überblick

Der Acta Nova Rechnungseingang bietet folgende Möglichkeiten und Funktionen:

• Erfassung von papierbasierten und elektronischen Rechnungen inkl. strukturierter Ablage in Acta Nova. Optional können mittels Datenextraktion auch Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und nach Acta Nova übernommen werden.
• Abbildung von voll- oder teilautomatisierten Rechnungseingangs-Workflows mit folgenden Schritten: Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, (Vor-) Kontierung, Anordnung und Erstellung Anordnungsbelege (Zuordnung einzelner Rechnungseingänge), Buchung, Auszahlung und Belegablage.
• Standardisierte Schnittestellen zu Buchhaltungssystemen zum Austausch von Rechnungsdaten und -belegen.
• Konfigurierbare Ablagestruktur der Rechnungen.
• Vielseitige Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten inkl. Erstellung eines Rechnungseingangsbuchs.

Mit der elektronische Vertragsakte können Verträge aller Art zentral und sicher erstellt und verwaltet werden. Durch die strukturierte Ablage der Vertragsdaten in Acta Nova, können Vertragsdokumente mittels MS Word-Vorlagen und Textbausteinen sehr einfach und effizient erstellt und über einen elektronischen Genehmigungsprozess geprüft und freigegeben werden. Das Monitoring von Fristen sowie umfangreiche Recherche- und Reporting-Funktionen (inkl. der Möglichkeit zur Verwendung von Auswertungen im Excel) runden die Funktionalität der elektronischen Vertragsakte ab.

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Funktionen im Überblick

Von der Vertragserstellung bis hin zur -kündigung bietet die E-Akte Lösung für Vertragakte u.a. folgende Funktionen und Highlights:

• Zentrale und sichere Verwaltung aller Verträge unter Berücksichtigung von Berechtigungen
• Fristenmonitoring mit Alert-und Eskalations-Management
• Übersichtliche Ablage aller vertragsrelevanten Dokumente und Dateien (zB. Pläne, Bilder, etc.)
• Abbildung von Prüfungs- und Genehmigungsworkflows für Vertragserstellung und Vertragsprüfung
• Versionierung und Protokollierung aller Aktionen
• Steuerung und Ablage der Korrespondenz mit dem Vertragspartner
• Verlinkungen zu den vertragsrelevanten Stammdaten (Personen, Organisationen, Objekte)
• Umfangreiche Recherche- und Reporting-Funktionen mit Excel-Export

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Funktionen im Überblick

Folgende Funktionen stehen für die Beschaffung & Vergabe zur Verfügung:

• Strukturierte Erfassung und sichere Ablage aller Beschaffungs- und Vergabevorgänge
• Unterstützung von unterschiedlichen Vergabearten und Bedarfsträger
• Meilenstein- oder Workflowbasierte Abbildung der Beschaffungs- und Vergabeprozesse
• Unterstützung von fach- und aktenübergreifender Zusammenarbeit

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Funktionen im Überblick

Die elektronische Grundstücksakte umfasst folgende Funktionen und Vorteile für eine effiziente Grundstücksverwaltung:

• Elektronische Verwaltung aller Grundstücke inkl. übersichtliche Darstellung aller verknüpften Akten, Vorgänge und Dokumenten
• Schnelle und einfache Übernahme individueller Grundstücksdaten nach Acta Nova
• Fachbereichsübergreifende Kollabaration via Grundstücksakten und verknüpfter Dokumente
• Ausprägung der Grundstücks-Metadaten gemäß der speziellen Anforderungen der Verwaltung

Das Versenden von Sitzungseinladungen, die fachübergreifende Zusammenarbeit diverser Abteilungen sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird mit dem Acta Nova Sitzungsdienst Modul bestmöglich unterstützt. Die Sitzungsverwaltung kann, je nach Anforderung, über ein wirksames Vorgehen individuell angepasst werden. Somit können Workflows wie z.B. die Erstellung von Traktanden, die Bearbeitung einzelner Geschäfte oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels klarer und übersichtlicher Objektstruktur wirksam abgewickelt werden.

Funktionen im Überblick

Von der flexiblen Konfigurationsmöglichkeit bis hin zur komplexen Sitzungsorganisation legt die E-Akte Lösung für den Sitzungsdienst u.a. besonderes Augenmerk auf:

• Office-, Mail- und Exchange-Integration beim Versand von Sitzungseinladungen
• Umfassende Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit: Ad-hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, etc.
• Ablage von Dokumenten in Sitzungen, Akten und Vorgängen
• Direkte Einbindung der Gremien
• Ein- oder mehrstufiger Genehmigungsprozesse
• Übersichtliche Aktenauflage
• Revisionssichere Protokollierung
• Fachbereichsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten div. Sitzungsinhalte

Über die Personalakte werden alle verwaltungsspezifischen Personalstammdaten strukturiert und sicher erfasst. Zusätzlich können personalrelevante Unterlagen und Dokumente wie Arbeitsverträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Zeugnisse, Zertifikate, etc. im DMS revisionssicher  abgelegt werden. Die Abbildung von klassischen HR-Prozessen (Recruiting, Dienstreise, Urlaubsantrag, etc.) garantiert einen höchst möglichen Automatisierunggrad in der Abwicklung der Personalprozesse und damit verbunden eine Steigerung der Effizienz und Qualität.

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Funktionen im Überblick

Die Personalakte kann spezifische auf die Bedürfnisse Ihrer Verwaltung angepasst werden und bietet folgenden Funktionsumfang:

• Zentrale und sichere Verwaltung von Personalakten inkl. automatischer Erstellung von Stammblättern und HR-Dokumenten
• Übersichtliche Ablage aller Dienstverträge, Weiterbildungs-Maßnahmen und Mitarbeitergesprächs-Protokollen
• Höchstmögliche Sicherheit bei der Verwahrung und beim Zugriff der sensiblen Personaldaten
• Abbildung und Automatisierung von diversen HR-Prozessen wie z.B. Dienstreise (Antrag & -kosten), Urlaubsantrag, Arbeitsunfähigkeitbescheinigung, uvm.
• Integriertes Bewerbungsmanagement von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung

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Funktionen im Überblick

Der Rechnungsausgang umfasst von der Rechnungserstellung bis zur protokollierten Übergabe ins Buchhaltungssystem folgende Funktionen:

• Erstellung von Ausgangsrechnungen mit Hilfe von Dokumentvorlagen, die mit dynamischen Rechnungs- und Buchungsdaten sowie mit Textbausteinen befüllt werden können
• Übergabe der Ausgangsrechnung (PDF inkl. Metadaten) an ein Buchhaltungssystem
• Rückübernahme von Buchungsdaten nach erfolgtem Abschluss des Rechnungsausgang aus dem Finanzsystem