Moderne eAkte‐Lösungen können mehr
Elektronische Akte oder Vorgangsbearbeitung? Workflowmanagementsystem oder DMS? Mit unserer Lösung müssen Sie sich nicht mehr entscheiden. bietet Ihnen eine leistungsfähige und bewährte Basis für Ihre elektronischen Akten‐ und Vorgangsbearbeitung mit integriertem Dokumenten‐ und Workflowmanagementsystem. Aktenpläne, Aufbauorganisation, Metadaten, Prozesse und Dokumentvorlagen werden individuell Ihren Bedürfnissen angepasst und garantieren so die revisionssichere und optimierte Abbildung Ihrer internen und externen Verwaltungsprozesse.
Bewährte Prozesse und individuelle Abläufe
Keine Kommune gleicht der anderen: Wählen Sie aus einer Vielzahl von bewährten Prozessen und Lösungsbausteinen (Personalakte, Grundstücksakte, Sitzungsdienst, etc.), adaptieren Sie diese entsprechen Ihrer Anforderungen, oder zeichnen Sie ganz einfach Ihre eigenen Worfklows. Der grafische Prozessdesigner machts möglich!
Den Horizont erweitern: Fachdaten
Ganz ohne Programmierkenntnisse: mit ein paar Mausclicks können Sie Ihr eAkte‐System flexibel mit beliebig vielen Fachdaten erweitern (Felder, Listen, Verweise, etc.). Individualisierte Personalakte, Rechnungsvorgänge mit strukturierten Belegdaten, gescannte Dokumente mit beliebigen Indexdaten und vieles mehr können so einfach im System abgebildet werden. Profitieren Sie von der Fleixbilität von
Immer und überall: Zugriff mit Tablet und Smartphone
Sie wollen auf Ihre elektronischen Akten, Vorgänge und Dokumente auch bei der Bauverhandlung, in der Gemeinderatssitzung oder einfach unterwegs zugreifen? Kein Problem: mit dem mobilen Client von
Keine Insel: Schnittstellen zu Fachverfahren
Die
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Eingangserfassung
Zentrale und dezentrale Posteingangserfassung
Ersetzendes Scannen nach TR‐RESISCAN
Automatische Indexierung und Klassifizierung von Dokumenten
Office‐, Mail‐ und Exchange‐Integration
Bewährte Posteingangs‐Prozesse: Rechnungseingang, Antragsmanagement, Beschwerdeeingang, …
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eAkten‐ und Vorgangsbearbeitung
eAkten‐ und Vorgangsbearbeitung mit integriertem DMS und Workflowmanagement
Zwei‐, Drei‐ oder Mehrstufige Ablage von Dokumenten in Akten, Vorgängen, Register und Ordnern
Strukturierte Ablage in Einheitsaktenplänen oder spezifischen Aktenstrukturen
Umfassende Funktionen zur E‐Zusammenarbeit: Ad‐hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, Gruppen‐
Postkörbe, Aufgaben/Termine, etc. · Geführte Verwaltungsabläufe durch strukturierte Prozesse und ad‐hoc Workflows mit Checklisten und vordefinierten Laufwegen
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Dokumente
Revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Check‐In/Check‐Out
Office‐Integration und PDF/A‐Kompatibilität
Vorlagenbasierte Dokumentenerzeugung
Anbringung von elektronischen Signaturen
Serienbrief‐Funktionalität und flexible Versandmechanismen (E‐Mail, Post, Fax, Dualer Versand, Rückscheine, etc.)
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Zeichnung
Ein‐ oder mehrstufiger Zeichnungsprozess (Genehmigung, Mitzeichnung, Schlusszeichnung, …)
Einbindung von Genehmigungsworkflows
Zeichnung über mobilen Führungskräftenclient mittels Tablet und Smartphone
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Ablage & Archivierung
Revisionssichere Ablage mit Lese‐ und Schreibhistorie (Protokollierung)
Hinterlegung von Aussonderungsfristen und Archvierungstypen
Definierter Aussonderungs und Archivierungsprozess
Einhaltung der XÖV‐ und XDOMEA‐Standards