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Moderne eAkte‐Lösungen können mehr

Elektronische Akte oder Vorgangsbearbeitung? Workflowmanagementsystem oder DMS? Mit unserer Lösung müssen Sie sich nicht mehr entscheiden. bietet Ihnen eine leistungsfähige und bewährte Basis für Ihre elektronischen Akten‐ und Vorgangsbearbeitung mit integriertem Dokumenten‐ und Workflowmanagementsystem. Aktenpläne, Aufbauorganisation, Metadaten, Prozesse und Dokumentvorlagen werden individuell Ihren Bedürfnissen angepasst und garantieren so die revisionssichere und optimierte Abbildung Ihrer internen und externen Verwaltungsprozesse.

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Bewährte_Prozesse

Bewährte Prozesse und individuelle Abläufe

Keine Kommune gleicht der anderen: Wählen Sie aus einer Vielzahl von bewährten Prozessen und Lösungsbausteinen (Personalakte, Grundstücksakte, Sitzungsdienst, etc.), adaptieren Sie diese entsprechen Ihrer Anforderungen, oder zeichnen Sie ganz einfach Ihre eigenen Worfklows. Der grafische Prozessdesigner machts möglich!

Den Horizont erweitern: Fachdaten

Ganz ohne Programmierkenntnisse: mit ein paar Mausclicks können Sie Ihr eAkte‐System flexibel mit beliebig vielen Fachdaten erweitern (Felder, Listen, Verweise, etc.). Individualisierte Personalakte, Rechnungsvorgänge mit strukturierten Belegdaten, gescannte Dokumente mit beliebigen Indexdaten und vieles mehr können so einfach im System abgebildet werden. Profitieren Sie von der Fleixbilität von Lizenzkosten, in dem Sie über diesen Weg ganze Fachverfahren ablösen!

Immer und überall: Zugriff mit Tablet und Smartphone

Sie wollen auf Ihre elektronischen Akten, Vorgänge und Dokumente auch bei der Bauverhandlung, in der Gemeinderatssitzung oder einfach unterwegs zugreifen? Kein Problem: mit dem mobilen Client von können Sie auf alle wesentlichen Informationen und Dokumente Ihres eAkte‐Systems zugreifen, Recherchen durchführen und Genehmigungsworkflows steuern.

Keine Insel: Schnittstellen zu Fachverfahren

Die ist sehr kommunikativ und spricht mit allen gängigen Fachverfahren aus der öffentlichen kommunalen Verwaltung. Dank bewährter Schnittstellen und einer offenen Web Service Architektur können Anwendungen einfach integriert und in die elektronische Akte eingebunden werden. Rechnungs‐ und Zahlungsdaten wandern so problemlos in Ihr Buchhaltungssystem, Stammdaten werden mit Ihrer Adressdatenbank synchronisiert und Dokumente werden über Fachverfahren nahtlos im eAkten‐DMS geöffnet.

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Eingangserfassung

Zentrale und dezentrale Posteingangserfassung

Ersetzendes Scannen nach TR‐RESISCAN

Automatische Indexierung und Klassifizierung von Dokumenten

Office‐, Mail‐ und Exchange‐Integration

Bewährte Posteingangs‐Prozesse: Rechnungseingang, Antragsmanagement, Beschwerdeeingang, …

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eAkten‐ und Vorgangsbearbeitung

eAkten‐ und Vorgangsbearbeitung mit integriertem DMS und Workflowmanagement

Zwei‐, Drei‐ oder Mehrstufige Ablage von Dokumenten in Akten, Vorgängen, Register und Ordnern

Strukturierte Ablage in Einheitsaktenplänen oder spezifischen Aktenstrukturen

Umfassende Funktionen zur E‐Zusammenarbeit: Ad‐hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, Gruppen‐

Postkörbe, Aufgaben/Termine, etc. · Geführte Verwaltungsabläufe durch strukturierte Prozesse und ad‐hoc Workflows mit Checklisten und vordefinierten Laufwegen

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Dokumente

Revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Check‐In/Check‐Out

Office‐Integration und PDF/A‐Kompatibilität

Vorlagenbasierte Dokumentenerzeugung

Anbringung von elektronischen Signaturen

Serienbrief‐Funktionalität und flexible Versandmechanismen (E‐Mail, Post, Fax, Dualer Versand, Rückscheine, etc.)

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Zeichnung

Ein‐ oder mehrstufiger Zeichnungsprozess (Genehmigung, Mitzeichnung, Schlusszeichnung, …)

Einbindung von Genehmigungsworkflows

Zeichnung über mobilen Führungskräftenclient mittels Tablet und Smartphone

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Ablage & Archivierung

Revisionssichere Ablage mit Lese‐ und Schreibhistorie (Protokollierung)

Hinterlegung von Aussonderungsfristen und Archvierungstypen

Definierter Aussonderungs und Archivierungsprozess

Einhaltung der XÖV‐ und XDOMEA‐Standards

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