“Die Einführung einer modernen Software zur elektronischen Aktenverwaltung war erforderlich, um die komplexen Anforderungen einer modernen Stadt zu erfüllen und den Bedürfnissen der Benutzer nach intuitiver Bedienung Rechnung zu tragen. Gleichzeitig musste die Lösung flexibel und effizient an gesetzliche Rahmenbedingungen anpassbar und in unsere bestehende Systemlandschaft integrierbar sein. Acta Nova erfüllt alle diese Anforderungen für uns optimal.”
Ein Projekt von Rubicon
Im Magistrat der Stadt Innsbruck wurde bereits im Jahr 2008 mit der schrittweisen Einführung von Acta Nova als zentrales Werkzeug für die Geschäftsfallbearbeitung mit Workflow- und Dokumentenmanagement begonnen. Im End-Ausbau arbeiten mehr als 400 Benutzer mit Acta Nova. Schritt für Schritt wurde das System um Zugriffe auf Fachsysteme wie z.B. die Subventionsverwaltung erweitert, sowie durch eine Vielzahl an Migrationen von Daten aus mehreren Alt-Systemen inhaltlich angereichert. Durch die Integration von Online-Formularen können Eingänge höchst effizient übernommen und innerhalb der Anwendung ohne redundante Eingaben weiterverarbeitet werden.
Dabei ist es das oberste Ziel, die historisch gewachsene Landschaft aus vielen Fachsystemen zu konsolidieren und geschäftsfallorientierte Verfahren ausschließlich über das zentrale Acta Nova System abzubilden. Die Herausforderung hierbei war, die Anforderungen der Fachsysteme ausschließlich durch konfigurative und ablauftechnische Einstellungen abzubilden, um das eingesetzte Produkt in der Standard-Ausprägung ohne individuelle Software-Entwicklung nutzen zu können.
Durch den Einsatz von Acta Nova als zentrales System der Geschäftsfallbearbeitung können sowohl Investitionskosten als auch die Betriebskosten niedrig gehalten werden; die Release-Fähigkeit ist durch Einsatz eines Standard-Produktes gewährleistet. Gemeinsam mit rubicon konnten somit bislang alle abgelösten Verfahren inklusive der fachspezifischen Informationen im Standardprodukt abgebildet werden.
„So nutzen wir u.a. sehr intensiv die Funktionalität der Fachdaten, welche es ermöglichen, das Standardsystem themenspezifisch an unsere Bedürfnisse hinsichtlich der Erfassung von Fachinformationen und der Abbildung von zugehörigen Fachprozessen anzupassen und diese der Nutzung von Dokumentvorlagen zuzuführen.
Durch die klare Anwendungsstruktur war es uns zudem möglich, die Einführung in den Fachbereichen eigenständig vorzunehmen. Im Rahmen von durchzuführenden Migrationen und Altdaten-Übernahmen oftmals inklusive Übernahme von Versions- und Workflow-Informationen wurden wir von rubicon bei Bedarf unterstützt.”, so Markus Vogelsberger.
