Wie spannend ist die Arbeit als E-Government Consultant?

Thomas Stangl, Teamlead

Vor fünf Jahren habe ich bei TechTalk die Schaffung einer eigenen Business Unit „E-Government“ angeregt. Aus dieser Idee wurde mittlerweile ein Team aus 18 Personen und wir wachsen weiter.

Aktuell suchen wir einen Consultant im Bereich E-Government. Bei diesem Begriff denken viele sofort an Bürokratie, lange Projektlaufzeiten und alte Technologie. Ganz das Gegenteil ist der Fall. Aktuell ist sehr viel Bewegung in den öffentlichen Einrichtungen und ein gewisser Druck Lösungen für BürgerInnen auf den „Markt“ zu bekommen.

In diesem Post möchte ich ein paar häufig gestellten Fragen zum Job des E-Government Consultant beantworten, die mir als Teamlead oft gestellt werden.

An welchen Herausforderungen arbeitet ein E-Government Consultant?

Im gesamten deutschsprachigem Raum treten in den nächsten Jahren E-Government Gesetze in Kraft, die eine Ablöse von papierbasierten Verwaltungen und eine Transformation zu digitalen öffentlichen Verwaltungen vorgeben. Dadurch muss zwingend eine elektronische Akte eingeführt und mit den restlichen E-Government Systemen und Maßnahmen der Verwaltung integriert werden.

Durch die Digitalisierung wird die Arbeitsweise der Verwaltungsmitarbeiter stark verändert, diese Veränderung muss durch ein aktives Change Management begleitet werden, in dem die Betroffenen zu Beteiligten in der E-Akte Einführung werden und diese aktiv mitgestalten können. Zusätzlich muss das E-Akte System so eingeführt werden, dass die digital abgebildeten Prozesse und Arbeitsabläufe eine Arbeitserleichterung (z.B. durch Automatisierung) für jeden Einzelnen bringen.

Was umfasst der Begriff E-Akte alles?

Die E-Akte ist ein All-In-One Tool für die öffentliche Verwaltung, das neben Office- und E-Mail-Werkzeugen das prägende Softwaretool im Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter ist. Dementsprechend muss hier ein großer Wert auf eine effiziente Benutzerführung, schlanke Abläufe und in eine nahtlose Integration mit anderen IT-Werkzeugen gelegt werden.

Mit einem E-Akte System können Verwaltungsaufgaben und Serviceprozesse jeglicher Art (vom Bürgerservice bis zur internen Personalakte) abgebildet werden. Die Basis dafür ist ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS), mit dem digitale Akten und Geschäftsfälle strukturiert abgelegt werden können.

Darüber hinaus bieten E-Akte Systeme diverse Möglichkeiten zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows sowie umfassende Recherche- und Suchfunktionen und ein flexibles Berichtswesen (Reporting).

Begriffserklärung:

  • ELAK: Elektronischer Akt (Begriff in Österreich)
  • DMS: Dokumenten-Management-System (Begriff in Deutschland)
  • GEVER: Geschäftsfall-Verwaltung (Begriff in der Schweiz)

Wie sieht eine typische Arbeitswoche aus?

Der E-Government Consultant reist etwa alle 2 Wochen zum Kunden (zumeist nach Deutschland oder in die Schweiz) und hält dort 1-3 tägige Workshops zur Analyse, Konzeption und prototyphaften Konfiguration seiner fachlichen Anforderungen (z.B. in den Bereichen Rechnungseingang, Personalakte, Vertragsmanagement, etc.).

Die restliche Zeit verbringen die Consultants im Wiener Office, um die aufgenommenen Anforderungen in Acta Nova zu konfigurieren bzw. Entwicklungsaufgaben bzgl. Customizings und Schnittstellen-Integrationen mit den Devs und dem restlichen Projektteam abzustimmen.

Alle E-Akte Projekte werden nach einer agilen Vorgehensweise durchgeführt, sowohl in Richtung Kunden als auch in der internen Umsetzung. Der Freitag wird öfter für interne Abstimmungen im E-Akte Team sowie für Know-How Sharing genutzt, damit die unterschiedlichen Projekt- und Kundenteams voneinander lernen und sich stets verbessern können.

Mit welchen Technologien beschäftige ich mich?

Acta Nova basiert vollständig auf Microsoft Standard-Technologien, dementsprechend hat man mit Windows Server, MS SQL Server, den IIS Web Server und dem .NET Framework (C#) zu tun.

Eine gewisse technologische Affinität ist für E-Government Consultants wichtig, um bei Bedarf auch selbst Probleme direkt analysieren und lösen zu können. Entwicklungsaufgaben werden aber natürlich an das Dev-Team weitergegeben.

Was ist das E-Akte Team?

Das E-Akte Team innerhalb der TechTalk kümmert sich um die Digitalisierung von öffentliche Verwaltungen im gesamt D-A-CH Raum (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Unser Ziel ist es, dass Behörden (z.B. Stadtverwaltungen) ihre Papieraktenberge los werden und stattdessen mit digitalen Services und Systemen effizienter, schneller und bürgernäher arbeiten können. Dazu verwenden wir das E-Akte Standardprodukt Acta Nova, das von unserer Wiener Partnerfirma RUBICON entwickelt wird.

Als Acta Nova Lösungspartner führt das E-Akte Team schließlich die Einführungs- und Roll-Out-Projekte mit dieser Software durch. Dabei werden einerseits technische Customizings und Schnittstellen-Integrationen von unseren Entwicklern realisiert, andererseits haben unsere E-Government Consultants die Aufgabe Acta Nova entsprechend der Kundenanforderungen zu konfigurieren und die Projekte sowie die jeweiligen Entwicklungsteams zu leiten.

Wie groß ist das Team in dem ich arbeiten werde?

Derzeit arbeiten ca. 15-20 Personen im E-Akte Bereich, wobei hier etwa 8 Consultants für die diverse Projekte und Kunden verantwortlich sind. Das restliche Team besteht aus Entwicklern und Testern, die für die technische Implementierung und das Qualitätsmanagement verantwortlich sind.

Einzelne Projekte werden in cross-functional Teams in einer Größe von 3 bis maximal 8 Personen durchgeführt, wobei hier wieder alle 3 Rollen (Consultant, Developer, Tester) vertreten sind.

Ich habe noch keine Erfahrung mit E-Akte Systemen (ELAK, DMS, GEVER), kann ich mich trotzdem bewerben?

Ja, das ist kein Problem wenn Erfahrung mit anderen Standardprodukten z.B. in CRM- oder SAP-Projekten gesammelt wurde. Es hat sich gezeigt, dass Experten mit Erfahrung in diesen Bereichen relativ schnell in E-Government Projekten Fuß fassen können. Außerdem suchen wir auch junge Talente, die wir als E-Government Consultants intern ausbilden und aufbauen wollen.

Wo erfahre ich mehr über bisherige Projekte im Bereich E-Government bzw. von TechTalk?

Auf unser E-Akte Website unter Referenzen und unserer Praxisberichte-Webpage findest mehr über unsere bisherigen Projekte.

Was muss ich sonst noch wissen?

TechTalk bietet neben einem interessanten Job auch eine tolle Arbeitsumgebung. Jetzt bewerben

Haben Sie weitere Fragen zum fachlichen Bereich des E-Government Consultants? Schicken Sie mir gerne Ihre Fragen!

Dieser Blogpost ist zuerst auf unserem TechTalk Blog erschienen!

Unser Baugesuchsmodul für Aarau

Unser Baugesuchsmodul ermöglicht es der Stadt Aarau jedes einzelne Bauvorhaben seit 1895 und jedes errichtetes Gebäude übersichtlich verwalt- & administrierbar darzustellen.

Stadt Aarau in der Schweiz.

Durch eine zentrale Ablage aller Inhalte und Historiendaten im GEVER System kann man sich mit dem Acta Nova Baugesuchsmodul von TechTalk in wenigen Registerkarten einen ausgezeichneten und raschen Überblick verschaffen:

Das Baugesuchsmodul dient jedoch nicht nur als Nachschlagewerk für Baupläne und Bewilligungen, sondern vor allem auch als tägliches Verwaltungs-Werkzeug. Der Umgang mit Dossiers wird Benutzern also vereinfacht, in dem die Zusammenarbeit direkt, schnell, und nachvollziehbar verläuft. Auswertungen und effizienzsteigernde Maßnahmen sind demnach impliziert.

Was das Baugesuchsmodul zusätzlich sehr effizient macht ist vor allem die übersichtliche und schnelle Navigation zu Stammdaten:

Computergenerierter Alternativtext:
Stammdaten (4) Prozess 
Stammdatenverknüpfungen 
Stammdatenobjekt 
Liegenschaft Bachstrasse 131 
A Meyer AG 
å 1 for All GmbH 
Bauermeister René 
Verknüpfungsart 
Baugesuchsobjekt 
Gebäudeeigentümer/in 
Einreichende/r 
Bauherr/in

Mit der Anbindung an eBau, dem Aargauer Departement “Bau, Verkehr und Umwelt”, können zukünftig Baugesuche von Bürgen im kantonalen Online-Portal angegeben werden und landen direkt in der Sektion Baubewilligungen, sprich in Acta Nova dem GEVER-System der Stadtverwaltung Aarau. 

Durch ein integriertes “Textblöcke Add-In” kann die Administration, die Erstellung und die Adaptierung diverser Unterlagen wie zum Beispiel: Beschlüsse, Baugesuchansträge, Erwägungen oder Meldungen äußerst flott geschehen.

Den MitarbeiterInnen der Sektionen ermöglicht dies eine ordentliches Zuteilen und Abarbeiten div. Anträge, Ausgängen und Dokumenten. 

Die Funktionen & Vorteile kurz zusammengefasst:

  • Initialprozessvorlagen zu: Reklame- Baukontroll- & Bewilligungsprozess 
  • Ablage von Inhalten (Baupläne, Skizzen, Begeheungsvideos, etc.) in einem Dossiers bzw. Subdossiers
  • Office-, Mail- und Exchange-Integration beim Versand von Ausgängen 
  • Einfache digitale Zusammenarbeit: Ad-hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, etc. 
  • Fachbereichsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten 
  • Ein- oder mehrstufiger Freigabeprozesse 
  • Revisionssichere Protokollierung 

1. Platz für das Projekt „E-Akte Gamification“

Gratulation! Unsere Junior Projektmanagerin Nina Napetschnig hat fünf Studenten betreut und ihr Projekt „E-Akte Gamification“ wurde durch ein Fachjuryvoting mit dem 1. Platz ausgezeichnet!

Im Rahmen des Bachelorstudiums „Projektmanagement und IT“ an der FH bfi Wien werden jedes Jahr zweisemestrige Projektpraktika in Zusammenarbeit mit Unternehmen durchgeführt. Die Ergebnisse werden am Ende des Praktikums im Rahmen einer Projektvernissage präsentiert und von Publikum, sowie einer Fachjury bewertet.

TechTalk war dieses Jahr das erste Mal mit dem Projekt „E-Akte Gamification“ dabei. Größere Städte nutzen in der Regel schon digitale Serviceplattformen mit elektronischen Akten, bei kleinen Gemeinden trifft das allerdings noch nicht zu.  Im Projekt ging es darum einen Gamification-Ansatz zu finden, mit welchem kleinen Gemeinden der Einstieg in Acta Nova spielerisch erleichtert werden kann.

Großer Dank an unsere Designerin Lisa-Marie Holzer, sowie Franz Noll (Teil der Geschäftsführung / Leitung Projektmanagement), die das Projekt unterstützt haben.

E-Akte für die Schweiz

Unsere E-Akte Webseite für den deutschsprachigen Raum gibt es jetzt auch in Schweizer Ausprägung. In der Schweiz wird die „elektronische Aktenführung“ allerdings »GEVER« genannt, was kurzum „Geschäftsverwaltung“ heißt. Mit GEVER wollen wir die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in öffentlichen Schweizer Gemeinden und Städten ermöglichen und weiter vorantreiben. +

Ihr optimaler Verwaltungablauf.

Dadurch, dass die E-Akte auf Basis von Acta Nova auch in der Schweiz bereits stark vertreten ist, gibt es die E-Akte Homepage nun auch in GEVER-Form. Das neue Logo, sowohl als auch die Abbildungen, Referenzen und auch einzelne Fachbegriffe finden sich nun im schweizerdeutsch wieder.

Hier einige Beispiele für alle zum Verständnis:

  • Akte = Dossier
  • Aktenplan = Ordnungssystem
  • Mitzeichnung = Visum
  • Tagesordnungspunkt = Traktandum

Auf unserer GEVER Seite finden Sie einige bisherige Kundenprojekte, Informationen zu unserer Softwarelösung und zum Beispiel bei welchen Konferenzen Sie uns als nächstes treffen können.

E-Akte: Die “Ran an den Bürger” Initiative mit RUBICON IT

Die neue E-Government Initiative „Ran an den Bürger“ von RUBICON IT und TechTalk soll nicht nur mehr Bürgernähe, sondern auch effizientere Abläufe in der öffentlichen Verwaltung ermöglichen. Das von TechTalk entwickelte Sitzungsdienst-Modul ist ein wesentlicher Baustein dieses Angebots.

Die Initiative umfasst Online-Bürgerservices in den folgenden Anwendungsgebieten:

Die Basis für diese IT-Services stellt Acta Nova von RUBICON IT bereit. Das neue Acta Nova Modul „Sitzungsdienst“ ist eine Erweiterung und ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung, Nachbereitung und Verwaltung von Sitzungen in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen oder auch in Hochschulen.

Der Versand von Sitzungseinladungen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird dadurch optimal unterstützt und vereinfacht. Die Sitzungsverwaltung kann individuell angepasst werden: So können Prozesse wie z.B. die Erstellung der Agenda, die Bearbeitung einzelner Akten und Vorgänge oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels übersichtlicher Struktur effizienter und einfacher abgewickelt werden. E-Akte Informationen zum Sitzungsdienstmodul können hier heruntergeladen werden.

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen zum bürgernahen Online-Services benötigen, kontaktieren Sie uns hier.

adesso und TechTalk erhalten Zuschlag der Bundesnetzagentur für die Einführung der elektronischen Akte

Die Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen in Bonn beauftragt die Bietergemeinschaft adesso AG und TechTalk GmbH mit der Lieferung, Integration und Einführung einer Standardsoftware zur elektronischen Aktenführung. Das Auftragsvolumen beträgt rund 3,5 Millionen Euro.

In einem ersten Schritt soll die elektronische Aktenführung („E-Akte„) in der Abteilung der Bundesnetzagentur eingeführt werden, die für die Umsetzung des „Netzausbaubeschleunigungsgesetzes Übertragungsnetz (NABEG)“ verantwortlich ist. Das NABEG dient als Grundlage, um den Ausbau der Höchstspannungsleitungen bundesweit zu beschleunigen und das Stromnetz effizient und umweltverträglich für die geplante Energiewende auszubauen.

Die Bundesnetzagentur hat mit ihrer Entscheidung die Weichen für ein durchgängig elektronisch gestütztes Dokumentenmanagement in ihrer Behörde gestellt. Die Bundesnetzagentur ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie und setzt mit diesem Projekt die Vorgaben des eGovernment-Gesetzes, das die Einführung einer digitalen Aktenführung für Bundesbehörden ab 2020 vorsieht, um.

Das Projekt „E-Akte“ soll die weitgehend papiergebundene Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Behörde ablösen. Die beauftragte Bietergemeinschaft aus adesso und TechTalk wird dazu in den nächsten zwölf Monaten ihre Kenntnisse auf dem Gebiet der Entwicklung, Einführung und dem Betrieb komplexer Softwareprojekte bündeln. Der Produkthersteller rubicon IT GmbH ist als Subdienstleister mit an Bord, um sein bewährtes Dokumentenmanagement-System Acta Nova einzubringen.

Neben der klassischen Korrespondenz per Post werden Dokumente in der Bundesnetzagentur auch über elektronische Verfahren und Schnittstellen erzeugt, bearbeitet, gespeichert und ausgetauscht. Die verschiedenen Aufgaben der Bundesnetzagentur werden zudem durch spezifische Fachanwendungen unterstützt. Hierbei handelt es sich meist um Individualsoftware oder angepasste Standardsoftware. All diese unterschiedlichen Systeme und Verfahren gilt es bei der E-Akte-Einführung nun zusammenzuführen und unter einem Dach zu integrieren. Besonderes Augenmerk kommt dem wichtigen Thema Rechtssicherheit der elektronischen Aktenführung zu, da die Bundesnetzagentur Fachaufgaben betreut, die eine hohe rechtliche Verfahrenssicherheit erfordern.

In der ersten Phase wird das Partnerkonsortium die E-Akte in der „Abteilung 8 Netzausbau“ implementieren und bis April 2018 in den Wirkbetrieb überführen. Danach soll die E-Akte in weiteren Abteilungen, Beschlusskammern, Stäben und Referaten der Behörde zum Einsatz kommen.

Der Auftrag umfasst auch die Bereitstellung erforderlicher Lizenzen sowie Dienstleistungen, Pflege und Support für vier Jahre mit einer Option zur Verlängerung um weitere zwei Jahre.

Diese Presseaussendung wurde von adesso veröffentlicht und von TechTalk übernommen.