Vor fünf Jahren habe ich bei TechTalk die Schaffung einer eigenen Business Unit „E-Government“ angeregt. Aus dieser Idee wurde mittlerweile ein Team aus 18 Personen und wir wachsen weiter.

Aktuell suchen wir einen Consultant im Bereich E-Government. Bei diesem Begriff denken viele sofort an Bürokratie, lange Projektlaufzeiten und alte Technologie. Ganz das Gegenteil ist der Fall. Aktuell ist sehr viel Bewegung in den öffentlichen Einrichtungen und ein gewisser Druck Lösungen für BürgerInnen auf den „Markt“ zu bekommen.

In diesem Post möchte ich ein paar häufig gestellten Fragen zum Job des E-Government Consultant beantworten, die mir als Teamlead oft gestellt werden.

An welchen Herausforderungen arbeitet ein E-Government Consultant?

Im gesamten deutschsprachigem Raum treten in den nächsten Jahren E-Government Gesetze in Kraft, die eine Ablöse von papierbasierten Verwaltungen und eine Transformation zu digitalen öffentlichen Verwaltungen vorgeben. Dadurch muss zwingend eine elektronische Akte eingeführt und mit den restlichen E-Government Systemen und Maßnahmen der Verwaltung integriert werden.

Durch die Digitalisierung wird die Arbeitsweise der Verwaltungsmitarbeiter stark verändert, diese Veränderung muss durch ein aktives Change Management begleitet werden, in dem die Betroffenen zu Beteiligten in der E-Akte Einführung werden und diese aktiv mitgestalten können. Zusätzlich muss das E-Akte System so eingeführt werden, dass die digital abgebildeten Prozesse und Arbeitsabläufe eine Arbeitserleichterung (z.B. durch Automatisierung) für jeden Einzelnen bringen.

Was umfasst der Begriff E-Akte alles?

Die E-Akte ist ein All-In-One Tool für die öffentliche Verwaltung, das neben Office- und E-Mail-Werkzeugen das prägende Softwaretool im Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter ist. Dementsprechend muss hier ein großer Wert auf eine effiziente Benutzerführung, schlanke Abläufe und in eine nahtlose Integration mit anderen IT-Werkzeugen gelegt werden.

Mit einem E-Akte System können Verwaltungsaufgaben und Serviceprozesse jeglicher Art (vom Bürgerservice bis zur internen Personalakte) abgebildet werden. Die Basis dafür ist ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS), mit dem digitale Akten und Geschäftsfälle strukturiert abgelegt werden können.

Darüber hinaus bieten E-Akte Systeme diverse Möglichkeiten zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows sowie umfassende Recherche- und Suchfunktionen und ein flexibles Berichtswesen (Reporting).

Begriffserklärung:

• ELAK: Elektronischer Akt (Begriff in Österreich)
• DMS: Dokumenten-Management-System (Begriff in Deutschland)
• GEVER: Geschäftsfall-Verwaltung (Begriff in der Schweiz)

Wie sieht eine typische Arbeitswoche aus?

Der E-Government Consultant reist etwa alle 2 Wochen zum Kunden (zumeist nach Deutschland oder in die Schweiz) und hält dort 1-3 tägige Workshops zur Analyse, Konzeption und prototyphaften Konfiguration seiner fachlichen Anforderungen (z.B. in den Bereichen Rechnungseingang, Personalakte, Vertragsmanagement, etc.).

Die restliche Zeit verbringen die Consultants im Wiener Office, um die aufgenommenen Anforderungen in Acta Nova zu konfigurieren bzw. Entwicklungsaufgaben bzgl. Customizings und Schnittstellen-Integrationen mit den Devs und dem restlichen Projektteam abzustimmen.

Alle E-Akte Projekte werden nach einer agilen Vorgehensweise durchgeführt, sowohl in Richtung Kunden als auch in der internen Umsetzung. Der Freitag wird öfter für interne Abstimmungen im E-Akte Team sowie für Know-How Sharing genutzt, damit die unterschiedlichen Projekt- und Kundenteams voneinander lernen und sich stets verbessern können.

Mit welchen Technologien beschäftige ich mich?

Acta Nova basiert vollständig auf Microsoft Standard-Technologien, dementsprechend hat man mit Windows Server, MS SQL Server, den IIS Web Server und dem .NET Framework (C#) zu tun.

Eine gewisse technologische Affinität ist für E-Government Consultants wichtig, um bei Bedarf auch selbst Probleme direkt analysieren und lösen zu können. Entwicklungsaufgaben werden aber natürlich an das Dev-Team weitergegeben.

Was ist das E-Akte Team?

Das E-Akte Team innerhalb der TechTalk kümmert sich um die Digitalisierung von öffentliche Verwaltungen im gesamt D-A-CH Raum (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Unser Ziel ist es, dass Behörden (z.B. Stadtverwaltungen) ihre Papieraktenberge los werden und stattdessen mit digitalen Services und Systemen effizienter, schneller und bürgernäher arbeiten können. Dazu verwenden wir das E-Akte Standardprodukt Acta Nova, das von unserer Wiener Partnerfirma RUBICON entwickelt wird.

Als Acta Nova Lösungspartner führt das E-Akte Team schließlich die Einführungs- und Roll-Out-Projekte mit dieser Software durch. Dabei werden einerseits technische Customizings und Schnittstellen-Integrationen von unseren Entwicklern realisiert, andererseits haben unsere E-Government Consultants die Aufgabe Acta Nova entsprechend der Kundenanforderungen zu konfigurieren und die Projekte sowie die jeweiligen Entwicklungsteams zu leiten.

Wie groß ist das Team in dem ich arbeiten werde?

Derzeit arbeiten ca. 15-20 Personen im E-Akte Bereich, wobei hier etwa 8 Consultants für die diverse Projekte und Kunden verantwortlich sind. Das restliche Team besteht aus Entwicklern und Testern, die für die technische Implementierung und das Qualitätsmanagement verantwortlich sind.

Einzelne Projekte werden in cross-functional Teams in einer Größe von 3 bis maximal 8 Personen durchgeführt, wobei hier wieder alle 3 Rollen (Consultant, Developer, Tester) vertreten sind.

Ich habe noch keine Erfahrung mit E-Akte Systemen (ELAK, DMS, GEVER), kann ich mich trotzdem bewerben?

Ja, das ist kein Problem wenn Erfahrung mit anderen Standardprodukten z.B. in CRM- oder SAP-Projekten gesammelt wurde. Es hat sich gezeigt, dass Experten mit Erfahrung in diesen Bereichen relativ schnell in E-Government Projekten Fuß fassen können. Außerdem suchen wir auch junge Talente, die wir als E-Government Consultants intern ausbilden und aufbauen wollen.

Wo erfahre ich mehr über bisherige Projekte im Bereich E-Government bzw. von TechTalk?

Auf unser E-Akte Website unter Referenzen und unserer Praxisberichte-Webpage findest mehr über unsere bisherigen Projekte.

Was muss ich sonst noch wissen?

TechTalk bietet neben einem interessanten Job auch eine tolle Arbeitsumgebung. Jetzt bewerben

Haben Sie weitere Fragen zum fachlichen Bereich des E-Government Consultants? Schicken Sie mir gerne Ihre Fragen!

Dieser Blogpost ist zuerst auf unserem TechTalk Blog erschienen!